بیست هفت سال است که به عنوان کارمند در بخش دولتی شاغل هستم. در این سالهای آخر دوره اشتغالم، بارها به این موضوع فکر کردم که یک کارمند تازه وارد به دانستن چه موضوعاتی نیاز دارد. به یاد ورود خودم به اداره که می افتم جای این راهنمایی و مشاوره را بسیار خالی می بینم. در آن زمان کسی نبود که به قول معروف سیر تا پیاز وضعیت اداره را برای من بگوید. شاید هم گفته باشند؛ اما این نکته همیشه وجود دارد که آدم ها دوست دارند خودشان تجربه کنند. الان متوجه شده ام که تجربه مجدد تجربه دیگران هزینه ی گزافی دارد که خواه ناخواه باید پرداخت شود. این آگاهی از هزینه سنگین تجربه های دیگران باعث شد که احساس نیاز کرده و از خودم بپرسم که اگر من به عنوان یک فرد تازه استخدام شده وارد اداره بشوم نیاز دارم که چه چیزهایی را بشنوم تا از تجربه دیگران استفاده کرده و هزینه تجربه کردن مجدد آنها را کاهش بدهم.
قبل از ورود به بیان نکته ها، لازم است توضیح بدهم که توصیه های گفته شده ممکن است بیشتر برای محیط های اداری و دولتی کارساز باشد. از اینرو به تفاوت بین فضاهای دولتی و خصوصی تاکید می کنم و فکر می کنم با توجه به محدودیت های موجود در محیطهای دولتی در ارائه توصیه ها باید دقیق تر باشم.
در ادامه هشت نکته ای را می آورم که به نظر من لازم است افراد تازه استخدام به آنها توجه کنند.
- جدال با کارمندان قدیمی قابل پیش بینی است.
در محیط های اداری بویژه محیط های دولتی ورود هر تازه وارد یک تهدید برای افراد قدیمی تر است. در اقتصاد هم برای این موضوع نظریه وجود دارد. البته که موضوع آن بحث های مربوط به اشتغال است لیکن منظور من در اینجا یک دیدگاه رفتاری است. کارمندان قدیمی یا باصطلاح درونی ها، فکر می کنند که فرد تازه وارد با مهارت های جدید و انرژی بیشتری که دارد ممکن است جایگاه آنها را تصرف کرده و از این جهت احساس خطر و تهدید می کنند. واکنش قدیمی ها به تازه واردین اغلب به صورت برخورد های نامناسب، کارشکنی های پی در پی است. البته بسته به خصوصیت و شخصیت کارمند جدید الورود طیف این خرابکاری ها متفاوت است. هرچه مهارت و ظاهرکاری تازه وارد کارآمدتر به نظر برسد، رفتارهای سوء و برخوردهای پر تنش درونی ها هم بیشتر است.
نتیجه شخصی: از همان ابتدا این رفتارها را یک واکنش عادی بدانید و خودتان را درگیر قضاوت های اطرافیان و همهمه های بیرونی نکنید. آرامش خودتان را حذف کرده و بیشتر از همیشه سعی کنید که خودتان باشید. با این ترفند در دام خرابکاران نیفتاده و سالهای اول تان را به سلامت طی می کنید.
- تا می توانید تابع نظم باشید.
یکی از ویژگی های مهم نظام های اداری داشتن نظم و ضوابط ویژه است. تفاوت بسیار عمده این محیط ها با محیط های کاری در بخش خصوصی داشتن قوانین و مقررات خشک و غیر قابل تغییر بویژه در بحث ورود و خروج است. نکته دومی که یک تازه وارد باید مورد توجه قرار بدهد توجه به نظم ورود و خروج و رعایت ضوابط اداری است. تجربه من نشان داده که ملزم کردن خود به رعایت این مقررات یک الزام همیشگی است و با رعایت زیگزاگی و گاه و بی گاهی نمی توان به نتیجه دلخواه رسید. البته که نباید از اثر این نکته در ارتقا و پیشرفت شغلی هم غافل بود.
نتیجه شخصی: اگر قبول کرده ام که در یک محیط اداری و دولتی کار کنم چاره ای جز داشتن نظم و انضباط ندارم.
- در انجام امور محوله شوق و رغبت نشان بدهید.
در شرح وظایفی که برای هر کارمند نوشته می شود علاوه بر کارهای مندرج در حوزه وظیفه ی اصلی اش، همیشه یک بند با عنوان “سایر امور محوله به تشخیص مدیر” هم اضافه می شود. تجربه من نشان داده که دادن توجه لازم به انجام چنین اموری برای فرد کارمند دو فایده دارد. اول اینکه باعث می شود نگاه مدیران به چنین فردی که در انجام وظایف محوله مسئولانه برخورد می کند، مثبت باشد. در وهله ی دوم باعث می شود که این فرد به تدریج با سایر امور جاری در اداره آشنا شود. این آشنایی ممکن است به وسعت دید فرد در حوزه وظیفه ی اصلی خودش بیانجامد یا به شناخت و گسترش دامنه ی علائق کاریش در آن سیستم کمک می کند.
نتیجه شخصی: علیرغم نگاه های منفی بر انجام چنین وظایفی و وجود مقاومت هایی در بین سایر کارکنان، یک فرد تازه وارد آگاه، به انجام این وظایف با علاقه و دید مثبت نگاه می کند.
- دور گروه های غیر رسمی خط بکشید.
جوهای اداری همیشه فضاهای خوبی برای تشکیل گروه های غیررسمی هستند. این گروه ها با هدف دفاع از حقوق کارکنان یا با هدف مبارزه علیه مدیران ناکارآمد و … تشکیل می شوند. تجربه من نشان داده که این گروه ها در بیشتر موارد نتوانسته اند به اهداف خود برسند و حتی در صورت رسیدن به برخی از اهداف شان همواره منشا زد و خورد عقاید متضاد و ایجاد اختلافات بیشتر بوده اند. بنابراین پیشنهاد من این است که تا می توانید از عضویت در این گروه های غیر رسمی خودداری کنید.
نتیجه شخصی: اگر حق و حقوقی قابل استیفا باشد با کمک قانون آن را مطالبه می کنم یا از طریق اقدامات شخصی خودم و مذاکره با مدیران و مسئولین مربوطه به آن ها می رسم.
- بین کار و زندگی شخصی تان تعادل ایجاد کنید.
من خودم از آن مدل آدم هایی بودم که در سال های ابتدایی در اداره وقت و انرژی زیادی به کارم می دادم و این نحوه کار کردن باعث شده بود که بعد از مدتی تعادل بین کار و زندگی شخصی ام به هم بخورد. گاهی ممکن است فرد تا مدت طولانی متوجه این عدم تعادل نشود و از اینرو به حوزه های دیگر زندگی شخصی اش لطمه های غیر قابل ترمیم وارد شود. بهترین کار این است که زندگی کاری را بخشی از زندگی تان ببینید و از احاطه کردن آن بر تمام جنبه های زندگی تان خودداری کنید.
نتیجه شخصی: یک سوم زمان روز متعلق به کار است. پرونده کارتان را در همین یک سوم زمان ببندید و با پرونده بسته به خانه بروید.
- برای پیشرفت شغلی خودتان هدفمند باشید.
موضوع ارتقاء شغلی در محیط های اداری دولتی بر اساس یک سری قوانین و مقررات اتفاق می افتد. هر چند در موارد استثنا کسانی خارج از این چهارچوب های تعریف شده ارتقا می یابند اما، اگر شما در موضوعات سیاسی و جوهای حمایتی اینچنینی قرار ندارید چاره ای جز اطلاع از این قوانین و مقررات نخواهید داشت. پیشنهاد من این است که در مورد مسیر شغلی دلخواهتان حساس باشید و با مطالعه و جمع آوری اطلاعات دقیق برای پیشرفت شغلی خود برنامه ریزی کنید.
نتیجه شخصی: اگر پارتی ندارید ارتقا و پست را به شما تعارف نمی کنند. پس مصمم باشید و با بدست آوردن مهارت های لازم خودتان را لایق ارتقا و پیشرفت شغلی کنید.
- از مقایسه میزان دریافتی ها پرهیز کنید.
مهم ترین و در واقع سخت ترین موضوع در محیط های اداری موضوع دریافت حقوق و مزایاست که گاهی به دلایلی این محیط را بسیار رقابتی و ناهنجار می کند. تجربه من نشان داده که چون پرداخت به کارکنان براساس یک سری قوانین و مقررات مکتوب صورت می گیرد، موضوع دفاع از حق چندان موضوعیتی پیدا نمی کند. هر چند که سلیقه مدیران در اکثر مواقع بر موضوع مقرات می چربد اما، از آنجائیکه در اکثر مواقع سلیقه مدیران نیز در چهارچوب قوانین تعریف می شود چندان قابل اعتراض نیستند. تجربه من نشان داده به دریافتی هایتان در حد زیاد حساس نباشید چرا که این حساسیت همیشه نتیجه عکس می دهد.
نتیجه شخصی: دریافتی خودت را با دیگران مقایسه نکن که بیش تر از اینکه بدست بیاوری باید هزینه دوا و دکتر ناشی از استرس و ناراحتی ات بپردازی.
- نگذارید یکنواختی محیط و کار شما را دلمرده کند.
کار در محیط های اداری دولتی به دلیل محدودیت موجود و سلسله مراتب آن اغلب بسیار خسته کننده و فرسایشی است. ممکن است در برهه ی از زمان متوجه شوید که این کار شما را ارضا نمی کند و لزوم تبعیت از سلیقه و نظر مدیران بالا دست باعث مرگ خلاقیت و روحیه کاری در شما می شود. اگر این اتفاق افتاد حتی اگر در سالهای ابتدایی خدمت تان بود، بدانید که پایان دوره کارمندی شما فرارسیده و شما هرگز یک کارمند نبوده و نمی شوید.
نتیجه شخصی: به غرقگی و اشتیاق در انجام کارتان اهمیت بدهید. درست است زمان کار یک سوم از یک روز شماست اما اثرات آن در لحظه لحظه زندگی شما نمایان است. بویژه وقتی نارضایتی وجود دارد اثرات سوء این نارضایتی باعث بیمار شدن شما می شود. پس موضوع علاقه به کار را خیلی خیلی جدی بگیرید.
